Privacyverklaring & cookiebeleid

Hoe gaan wij om met gegevens en privacy?

Event Connectors B.V. verwerkt je persoonsgegevens en gebruiksgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en website(s) en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Naam van je organisatie of locatie en de bestemming waar die ligt
• Contactgegevens die bij evenementen, locaties en routes in onze tool staan, zoals een e-mailadres of telefoonnummer van een contactpersoon
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld via een contactverzoek, demoverzoek of aanvraag voor een reviewrapport, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over je bezoek aan onze website:
  • Bezochte webpagina’s, klikgedrag en de duur van je bezoek
  • Locatiegegevens
  • Deel van je IP-adres. Het IP-adres deels verbergen helpt om jouw gegevens als bezoeker privé te houden.
  • Internetbrowser en type apparaat

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Event Connectors B.V. verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Je te kunnen bellen of e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening te promoten of uit te voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Je gedrag op de website analyseren om de website te verbeteren en ons aanbod af te stemmen op je voorkeuren
• Je aanvraag voor een reviewrapport doorgeven aan onze partner DataFQ, zodat zij het rapport kunnen maken en aanbieden (grondslag: jouw toestemming, zie hieronder)
• Informatie over evenementen, locaties en routes opstellen, vertalen, controleren en verrijken met behulp van AI (grondslag: gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst met onze klanten, zie hieronder)

Reviewrapporten via DataFQ

Via ons platform kun je een reviewrapport aanvragen voor je locatie of bestemming. Deze rapporten worden gemaakt en geleverd door onze partner DataFQ gevestigd in Deventer, Nederland.

• Welke gegevens delen we: je naam, e-mailadres, telefoonnummer (alleen als je dat invult), de naam van je locatie of organisatie en de bestemming.
• Waarvoor: DataFQ gebruikt deze gegevens om je reviewrapport te maken en naar je te sturen. Daarna kan DataFQ contact met je opnemen om je een betaald rapport aan te bieden. DataFQ gebruikt je gegevens niet voor andere doelen en verkoopt ze niet door.
• Grondslag: we delen deze gegevens alleen als je daarvoor toestemming geeft door het vinkje in het aanvraagformulier aan te zetten.
• Hoe lang: wij bewaren je aanvraag in ons klantsysteem maximaal 24 maanden. DataFQ bewaart je gegevens maximaal 12 maanden na de aanvraag als je geen betaald rapport afneemt. Neem je een betaald rapport af, dan bewaart DataFQ je gegevens zolang het contract loopt en daarna zolang de wet dat verplicht.
• Afmelden: je kunt je toestemming altijd intrekken. Stuur een e-mail naar info@eventconnectors.nl of gebruik de afmeldlink in de e-mails van DataFQ. Wij geven je afmelding door aan DataFQ, waarna zij je gegevens niet meer gebruiken en verwijderen. Het intrekken van je toestemming heeft geen gevolgen voor verwerking die al eerder heeft plaatsgevonden.

De rapporten zelf zijn gebaseerd op openbare online reviews, die DataFQ verzamelt. Event Connectors verzamelt zelf geen reviews. In de rapporten gebruiken we alleen samengevatte en anonieme inzichten, geen namen van reviewschrijvers.

Gebruik van AI (Claude van Anthropic)

We gebruiken Claude, een AI-dienst van Anthropic Anthropic Ireland Ltd, om informatie over evenementen, locaties en routes op te stellen, te vertalen, samen te vatten en te controleren.

• Welke gegevens: de inhoud van evenementen, locaties en routes. Daarin kunnen ook contactgegevens staan die bij die vermelding zijn ingevuld, zoals een e-mailadres, telefoonnummer of naam van een contactpersoon.
• Waarvoor: alleen om deze vermeldingen te maken of te verbeteren. We delen niet meer gegevens dan nodig.
• Geen training: we gebruiken Claude onder de zakelijke voorwaarden van Anthropic. Daarin staat dat Anthropic onze gegevens niet gebruikt om haar AI-modellen te trainen.
• Hoe lang: Anthropic bewaart de gegevens alleen kort om de opdracht te verwerken en misbruik te voorkomen, en verwijdert ze daarna volgens haar voorwaarden.
• Buiten de EU: Anthropic kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Claude neemt geen besluiten over personen. Een medewerker van Event Connectors of de klant controleert de teksten.

Geautomatiseerde besluitvorming en verzending

Event Connectors B.V. gebruikt de volgende computerprogramma’s of systemen voor automatische verzendingen:

• Mailerlite, voor het automatisch versturen van nieuwsberichten en notificaties
• Attio CRM, voor het automatisch versturen van e-mailberichten
• Moneybird, voor het automatisch versturen van facturen, herinneringen en betaalbevestigingen

[Zie open punt 5 over de inleidende tekst van dit blok.]

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar of om bijzondere persoonsgegevens te verzamelen. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige of bijzondere persoonsgegevens hebben verzameld? Neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming, dan verwijderen wij deze informatie direct.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren?

Event Connectors B.V. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Inloggegevens van onze tool: 24 maanden
• Nieuwsbriefinschrijving: 24 maanden
• CRM-gegevens, waaronder aanvragen voor een reviewrapport: 24 maanden
• Gegevens bij DataFQ: zie het blok “Reviewrapporten via DataFQ”
• Gegevens bij Anthropic: zie het blok “Gebruik van AI”
• Webstatistieken: 14 maanden
• Financiële gegevens, klantgegevens en contractuele gegevens: wettelijke bewaartermijn

Delen van persoonsgegevens met derden & cookies

Event Connectors B.V. deelt jouw gegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of als jij daar toestemming voor hebt gegeven. Dat laatste geldt voor het doorgeven van een aanvraag voor een reviewrapport aan DataFQ.

Daarnaast werken we met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, zoals Anthropic (Claude), Mailerlite, Attio en Moneybird. Met hen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Op onze website kunnen ook cookies worden geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of sociale-mediabedrijven als YouTube (Google), Instagram (Meta) en LinkedIn.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Event Connectors B.V. gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Event Connectors B.V. gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en eventueel advertenties kunnen aanbieden. Bij je eerste bezoek aan onze website informeren wij over deze cookies en vragen we toestemming voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Lees meer over cookies.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb jehet recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Event Connectors B.V. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Heb je toestemming gegeven om je gegevens met DataFQ te delen, dan geven wij een verzoek tot verwijdering of het intrekken van je toestemming ook aan DataFQ door.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar onze functionaris gegevensbescherming.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou zelf is gedaan, vragen wij je een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek.

Event Connectors B.V. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen?

Event Connectors B.V. neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat (je) gegevens niet goed beveiligd zijn, er sprake is van een datalek of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op met onze functionaris gegevensbescherming.

Contact over privacy, beveiliging en persoonsgegevens

Event Connectors B.V., gevestigd aan Molenweg 23, 7431BG in Diepenveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Arne Keuning is de Functionaris Gegevensbescherming van Event Connectors B.V.