Een eigen uitagenda voor Rotterdam Festivals

Een eigen uitagenda voor Rotterdam Festivals

Case

Vóór 2018 maakten Rotterdam en Amsterdam gebruik van de NDTRC, de gemeenschappelijke database voor toerisme, recreatie en cultuur, van VVV Nederland. Al snel bleek dat beide steden behoefte hadden aan een eigen database. Het resultaat: een eigen database ontwikkeld voor Rotterdam die werd gekoppeld aan onze Tool (voorheen The Feed Factory), dé destinatie- en citymarketing tool.

Uitdaging

Rotterdam miste een centrale redactie en een zelfstandige werkwijze voor het beheren van evenementeninformatie, in vergelijking met de eerder gedeelde gemeenschappelijke database. De uitdaging was om een eigen uitagenda voor Rotterdam te ontwikkelen, zonder dat bestaande data verloren zou gaan.

Rotterdam Festivals zocht naar een manier om het evementbeheer te digitaliseren, zonder dat dit ten koste zou gaan van de persoonlijke benadering die zij belangrijk vinden en ambities die zij wilden uitdragen. Daarnaast was het belangrijk dat de uitagenda een vertaalfunctie bevatte, zodat een internationale doelgroep bereikt kon worden.

Foto: Robin Utrecht

Oplossing

In samenwerking met Rotterdam Festivals en Sjack, webbouwer van Valentic werd de uitagenda Rotterdam Festivals ontwikkeld. Wat deze uitagenda bijzonder maakt, is dat het digitaliseringsproces werd gecombineerd met een mensenlijke benadering en dat de ambities van Rotterdam zijn uitgelicht met bijvoorbeeld de gespecialiseerde nachtagenda. De nieuwe omgeving ondersteunt de eerder gedeelde database en biedt mogelijkheden voor verdere export. Event Connectors leverde de technische oplossing die feeds en filters samenbrengt in een rijke uitagenda, én het redactionele onderdeel waar Rotterdam Festivals destijds behoefte aan had – en nog steeds heeft.

“Voor veel Rotterdammers is Uitagenda Rotterdam dé gids voor cultuur in Rotterdam. Ze kijken in het magazine, op de website, volgen de sociale mediakanalen of abonneren zich op de Uitmail, om altijd precies te weten wat er te doen is in de stad. Ze vinden er de meest complete en actuele cultuuragenda, maar ook informatieve achtergrondverhalen, interviews en winacties.” -Rotterdam Festivals.

Onze aanpak in stappen:

• Database-integratie: Rotterdam kreeg een eigen database, gekoppeld aan een centrale tool. Hierdoor kon evenementinformatie gedeeld worden zonder dat er data verloren ging.
• Tool voor redactie: Via de tool worden evenementen ingevoerd, beheerd en goedgekeurd.
• Wekelijkse support: Wekelijkse support bij vragen en aanpassingen aan de uitagenda. Daarnaast zijn er regelmatige meetings met Rotterdam Festivals voor optimalisatie en ondersteuning van het platform.
• Vertaling en filters: De uitagenda is beschikbaar in het Engels en bevat diverse filters om de informatie toegankelijk en bruikbaar te maken voor een breed publiek.

Resultaat

De uitagenda Rotterdam Festivals is op 1 januari 2020 live gegaan, kreeg een update in 2024 en bevat nu:

• Een centrale uitagenda met verschillende evenementencategorieën, waaronder festivals en een nachtagenda
• Meertalige evenementen en locaties
  – Specifieke themapagina’s o.a. over 5 mei-activiteiten en over Kaapverdiaanse activiteiten.
  – Ruim 40 Rotterdamse podia, theaters en culturele instellingen hebben een automatische koppeling met de Rotterdamse Uitagenda
• Gebruiksvriendelijke filters voor bezoekers
  – Informatie online over de fysieke toegankelijkheden van enkele Rotterdamse locaties

Foto: Iris Van den Broek

Benieuwd naar de resultaten van de uitagenda tot nu toe? We zetten ze voor je op een rij.

• Het online bereik steeg naar 28,6 miljoen contactmomenten, een toename van 25% ten opzichte van 2023
• Verbeterde zichtbaarheid van kunst en cultuur door samenwerking met de regionale publieke omroep Rijnmond vai de widget en door het verspreiden van de papieren Uitkrant in een oplage van 45.000 exemplaren

Deze initiatieven hebben bijgedragen aan een grotere betrokkenheid van Rotterdammers bij het culturele aanbod in de stad.

Wist je dat… Event Connectors naast het onderhouden van de uitagenda zich ook bezig houdt met de export voor de UITmagazine en het publiceren van toegekende vergunningen van Rotterdamse evenementen op buitenlocaties via de tool?

Wat zegt Rotterdam Festivals over onze samenwerking?

”Met hun slimme database en redactie support wordt onze uitagenda automatisch gevuld en bijgehouden. Zo blijven we Rotterdammers een actuele en complete culturele agenda bieden.”
-Elise van Arendonk-Barends, Rotterdam Festivals

Bekijk de uitagenda van Rotterdam Festivals: www.uitagendarotterdam.nl
Bekijk de resultaten van de uitagenda in 2024: https://www.rotterdamfestivals.nl/media/rfcfspor/uitagenda_factsheet_2024_def.pdf